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「会議」の概念が変わる、次世代コミュニケーションツール「MAXHUB」

author saori
「会議」の概念が変わる、次世代コミュニケーションツール「MAXHUB」
Image: コクヨ株式会社

今や完全に定着した感のあるオンライン会議。

場所を問わず参加できるなどのメリットが大きいですが、「Zoom疲れ」という言葉もあるほど、ストレスを感じている人も少なくありません。

ポストコロナ時代のコミュニケーションのあり方に注目が集まる今、コクヨが“会議のアクティブ化“を実現する新製品「MAXHUB」を発表。数々の革新的な機能が盛り込まれており、会議の概念自体が塗り替えられそうなツールです。

次世代オフィスにおけるマストツールとなる可能性も秘める「MAXHUB」について、発表会の模様を通じてご紹介します。

オンライン会議に費やされる時間は一人当たり月30時間

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スクリーンの写真は発表会前日のコクヨ社内の様子。「どこもかしこもオンライン会議です」と坂本崇博さん
Photo: コクヨ株式会社

発表会は、同社DX戦略部の永井潤さん、働き方改革 PJ アドバイザー坂本崇博さんの2人による対話形式で開催されました。まずはコロナ禍でのビジネスコミュニケーションの課題感から話は始まります。

坂本さんは働き方のコンサルティングサービスを提供しており、コロナを経て会議が大きく変化したことを実感しているそうです。

コクヨ社内でもオンライン会議は常態的に行なわれており、社員500人ほどを対象にしたアンケートでは、「オンライン会議に費やす時間は一人当たり月30時間」という驚きの結果になったのだとか。

さらに9割以上の社員から「これ以上オンライン会議を増やしたくない」との回答があったそうです。

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オンラインへの移行によって「メンバーの進捗確認」にストレスを感じている人が多い
図: コクヨ株式会社

オンラインならではの弊害も

一方、オンライン会議によって生産性が上がったという体感はなく、「他の業務を逼迫している」「物事を決めるまでの回数が増えた」といった声も聞かれたそうで、坂本さんは「(オンライン会議は)実施しやすいからこその弊害もあるのでは」と指摘します。

難しいテーマについて話し合いたい時などは、相手の表情を見たりタイミングをうかがいながら話を切り出したいもの。しかし、オンラインだとなかなかそれが難しい。

また逆に、少しリラックスして話したいところを、PCをのぞき込んでいると副交感神経にも影響を及ぼす(リラックスしづらい姿勢が続く)面もあります。

今回の「MAXHUB」はまさにこんな課題を解決すべく誕生したツールですが、一体どのような機能や特長を備えたアイテムなのでしょうか?

「MAXHUB」はオールインワンのディスプレイ

オンライン会議をアップデートしたい。そんな思いから生まれた「MAXHUB」は、カメラ、マイク、スピーカー搭載型ディスプレイです。

ビジネスコミュニケーションでは欠かせないオンライン会議、プレゼン、ホワイトボード機能を備えています。

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4Kタッチディスプレイ。タブレット端末のようにアイコンをタップするだけで感覚的に操作ができる
Image: コクヨ株式会社

オンライン会議中、荒い画質や聞こえづらい音声で会話が途切れたり、普段の会話よりも神経を使ったりしているという人は少なくないでしょう。

「MAXHUB」は4800万画素(最新の「iPhone12」の約4倍)の高解像度カメラと、8m先の声まで集音する高性能マイクを搭載。まるでその場にいるような臨場感でシームレスなコミュニケーションが実現できるのだとか。

表情の読み取りや音の聞き取りにストレスを感じずに、議論の内容に集中できそうです。

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Windows OS標準搭載なので、資料搭載や画面切り替えもスムーズ
Photo: コクヨ株式会社

プレゼンもケーブルいらずで簡単操作

プレゼンもケーブルレスです。USBポートにドングルを挿してボタンを押すだけでケーブルフリーなプレゼンが実現可能。

複数同時投影も可能で、お互いの資料を投影したり、画面切り替えも可能だとか。

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三角の形をしたドングル。これをUSBポートに挿してボタンを押すだけ。ドングルなしでもスマホやタブレットからでも画面共有が可能
Photo: コクヨ株式会社

プレゼン時にありがちなケーブルの差し替えや席の入れ替えなどの手間がいらないため、会議を中断することなく打ち合わせを進められそうです。

実際すでに実機を利用したユーザー企業からはコロナ禍ならではのこんな声も。

感染症対策や距離確保のため執務スペースが狭くなり、打ち合わせスペースの確保に苦労していたのですが、「MAXHUB」はモニターとホワイトボード両方の機能が搭載されており、コンパクトで助かっています。

製造業など特に現場でのリスク管理に敏感な現場からは、配線いらずなところがいい、という声もあったそうです。

アイデアが活発になるホワイトボードと付箋機能

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多彩なマーカーに消しゴム機能、描いたものを拡大縮小したり移動することもできる
Image: コクヨ株式会社

「MAXHUB」最大の特長が、このホワイトボード機能です。

付属ペンや指で画面に直接書き込むことができるため、感覚的な操作が可能。まるで特大タブレットです。さらに画像・動画などマルチファイル挿入、資料のスクリーンショットを貼り付けたり、動画にも対応しています。

遠隔から意見を出したい時にはその場の端末でメモを作成してホワイトボードに付箋として表示することもできます。気軽にコメントやメモを送れるので、ちょっと思いついたこと、些細なことでも取りこぼすことなく意見を可視化して残しておくことができそうです。

議事録が不要になる記録機能

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Photo: コクヨ株式会社

会議の後で必ず発生する作業といえば、その後の記録、つまり議事録です。

「MAXHUB」ならその点もストレスフリー。PDFやJPEG、また独自のMAXHUBファイル形式で保存できるので、前回の会議終了時の議論を一瞬で再現することができるそう。

QRコードを発行し、読み込んでタブレットなどで閲覧することも可能で、端末を選ばず手軽に情報共有が行えます。

導入企業からは、

以前はほとんどの場合、紙で資料を配布していたが、導入後は共通認識が高まった実感があり、打ち合わせの後の確認事項が減ったように感じる

といった声や、

打ち合わせの履歴が呼び出せるのでアイデアの見直しができ、さらなるアイデアが出やすくなった

といった感想もあったそうです。

会議資料に加筆もできるので議事録が必要なくなった企業もあり、労力や時間がかなり節約できていることがわかります。

同じことを繰り返し確認したり話し合うムダが減り、効率の良いコミュニケーションが実現しそうです。その分、新たなアイデア出しなどさらなる価値を生み出す議論に注力できますね。


同社ではツールを導入して終わりではなく、運用面でもしっかりサポート。これまでの経験や知見を元にした密着型のコンサルティングで、場だけではなくノウハウも合わせて提供することも価値としているそうです。

現状のオンライン会議から先の未来体験を提供してくれる「MAXHUB」。次世代コミュニケーションにどんな変化をもたらしてくれるでしょうか。

Source: コクヨ株式会社(発表資料, MAXHUB

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