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Googleカレンダーを最強のタスク管理ツールにする方法

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Googleカレンダーを最強のタスク管理ツールにする方法
Image: Shutterstock

タスク管理ツールの「Todoist」と、タイムトラッキングツールの「Toggl」、そしてGoogleカレンダー。日頃からデジタルツールを活用しているビジネスパーソンには、どれもおなじみかもしれません。

筆者はこの3つのツールを連携して使っています。

これによって、タスク・スケジュールから自分の作業記録まで、すべてを見える化しながらシームレスに管理できるようになります。

GoogleカレンダーやTodoistの機能に物足りなさを感じている人は、この連携を試してみてください。

それでは、3ツールの連携方法とそのメリットについてご紹介します。

TodoistとGoogleカレンダーの連携で、タスクを見える化

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Screenshot: ライフハッカー[日本版]編集部 via Todoist

タスクをプロジェクトや優先度で管理できる「Todoist」。タスク管理とスケジュール管理を同時に行いたい人にとっては、少し物足りないのではないでしょうか? Googleカレンダーと連携することで、タスクとスケジュールを同時に管理できるようになります。

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Screenshot: 酒井麻里子 via Todoist

TodoistとGoogleカレンダーを連携する

まず、TodoistとGoogleカレンダーの連携を行います。

Todoistの設定内にある「連携機能」から「カレンダーを追加」をクリックして、Googleアカウントとの連携を行うだけでOK。

TodoistのタスクがGoogleカレンダー上に表示されるようになり、「いつ、何をやればよいか」が視覚的に把握しやすくなります。

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Screenshot: 酒井麻里子 via Todoist
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TodoistのタスクがGoogle カレンダーにインポートされる
Screenshot: 酒井麻里子 via Googleカレンダー

タスクの予定時間は自分で調整する

ただし、この方法では「各タスクに要する予定時間」までは指定できないため、どの予定も同じ長さでカレンダーに登録されてしまいます。

そのため、スケジュールをより把握しやすくするには、タスクの登録後にGoogleカレンダー側から手動で予定の長さを変更する必要があります。

これで、タスクとスケジュールをGoogleカレンダーで把握できるようになりました。

Todoistに新機能が追加! タスクやプロジェクト管理がますます便利に

TodoistとTogglを連携して、作業を自動記録

続いて、TogglとTodoistの連携も行います。Togglは、作業内容や所要時間を記録して時間管理に役立てるためのツール。

連携することで、Todoistで実行したタスクの実労働時間をTogglに記録でき、後で振り返りをするときに非常に便利です。

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Screenshot: 酒井麻里子 via Toggl

TogglのChrome拡張機能をインストールして、設定の「Filter integrations」で「Todoist」を有効にしましょう。なお、この連携を使うにはTodoist、TogglそれぞれにChromeからログインしておく必要があります。

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Screenshot: 酒井麻里子 via Todoist

連携が成功すると、Todoistのタスクの横に記録を開始するためのボタンが表示されます。

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Screenshot: 酒井麻里子 via Toggl

タスクを開始するときにこのボタンをクリックすれば、Todoistに登録したタスク名で、Toggl側に自動的に実動時間が記録されます。

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Screenshot: 酒井麻里子 via Toggl

Togglの記録はカレンダー形式で表示できるので、「自分がいつ、何をしていたか」という記録を視覚的に把握することができます。

タスクが予定通り終わらなかった経験がある方は、この連携で時間管理してみてはいかがでしょうか?

未来と過去の両方を可視化できる

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Image: 酒井麻里子

3つのツールを連携することで、「タスクを追加・管理する(Todoist)」→「これからやるべきタスクをカレンダー上で見える化する(Googleカレンダー)」→「タスクを実行する(Todoist)」→「完了したタスクを振り返る(Toggl)」の流れをつくれます。

つまり、未来と過去のタスクを両方カレンダー上で見える化できるわけです。

タスク管理と実動時間の管理をすることで、仕事が効率化して、スケジュール管理も楽になりますよ。

仕事をついつい入れすぎてしまう、時間の使い方が適切かどうかを見直したい人にも適していると思います。

Googleカレンダーを使っている方は、この連携を試してみてください。

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Source: Todoist, Toggl, Chrome ウェブストア

酒井麻里子

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