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忙しくてパニックになったときに使える、タスクに優先順位をつける方法

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忙しくてパニックになったときに使える、タスクに優先順位をつける方法
Image: mary416/Shutterstock.com

火曜日の午前11時。

オフィスで働くあなたは、もううんざりしています。

デスクには書類が山積みで、10件のメールが返事を待っています。Slackには、プロジェクトの企画書はまだ書き直していないのかと催促する上司からのメッセージがちらほら。

ToDoリストにもやるべきことがずらりと並んでいます。帰宅途中にスーパーに寄り、源泉徴収税の確認を行ない、パスワードマネジャーのアカウントを作成しなければならないのですが、それどころではありません。

もう手いっぱいです。

重要なタスクを仕分けする方法

便利なアプリを紹介するサイト「Sweet Setup」の創業者Shawn Blanc氏は、気が狂いそうなくらい忙しいときに心を鎮め、いついかなる場合でも、もっとも重要なタスクのみに集中するための簡単な方法を詳しく説明しています

まず、次の質問に応じてリストを作成しましょう。

・今すぐ対処すべき差し迫った問題は何か?

・自分に課せられた責務の範囲はどこからどこまでか?

・自分が取り組んでいるプロジェクトは何か?

・やるべきなのにやっていないと思えることは何か?

次に、下のような図を作成し、リストアップした各タスクを4つのボックスに当てはめましょう。

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Image: Shawn Blanc

※画像内、左上から

  • 大好きなこと
  • 嫌いなこと
  • 誰でもできること
  • 自分にしかできないこと

Blanc氏は、ボックスに入れたタスクの優先順位を決める方法をこう説明しています

・ボックス1とボックス4に入っているタスク(自分にしかできないこと)は、率先してやるべきことであり、優先事項として取り組まなくてはなりません。

・ボックス2(好きだが、みんなできること)には何が入っていますか? それらが大好きなタスクであるのは素晴らしいのですが、ボックス1にあるタスク(好きだし自分にしかできないこと)の妨げにならないよう、気をつけなくてはなりません。

・ボックス3には何が入っていますか? それらは手放すべきタスクです。他人に任せたり、助けを求めたりしましょう。自動化する方法を考えたり、上司に頼んで業務から外してもらったりするのも一案です。

ボックス4に入っているタスク(嫌いだが、自分にしかできないこと)については、Blanc氏はこう提案しています。

それらのタスクを自動化するシステムを導入しましょう。習慣やルーチンにすると、集中する余裕がない、あるいは集中したくないときでも、自分にとって大切なやるべきことが順調に進みます。

ボックス2からボックス1に移したタスクがあるなら、おわかりの通り、変化を起こすべきときです。深呼吸して、「自分にしかできないこと」に集中してください。


Image: mary416/Shutterstock.com

Source: The Sweet Setup, Shawn Blanc

Alicia Adamczyk - Lifehacker US[原文

訳:遠藤康子/ガリレオ

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