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長文メールは文頭に要約を。軍隊から学ぶ、相手に負担をかけないメール術

長文メールは文頭に要約を。軍隊から学ぶ、相手に負担をかけないメール術
Image: Who is Danny/Shutterstock.com

職場では、毎日山ほどのメールを処理しなければなりませんよね。そんなメールの処理を少しでも効率的にする方法、それは長文メールを送るときは必ず冒頭で要約をしてあげることです。

長文メールは文頭で結論を

アメリカで活躍中のコメディアン、フランチェスカラムジー曰く、長いメールはそもそも相手に読まれないのです。だらだらと文章を並べるのではなく、長文メールを冒頭で要約しておいてあげると、受け手は自分がそのメールを全文読む必要があるかどうかを判断することができます。このテクニックは軍隊でよく使われる手法であり、アメリカ海軍人カビールセガールはハーバードビジネスレビューで以下のように述べています。

軍隊で長く経験を積んでいる場合、まずはメールの冒頭で結論を述べます。文頭では「メールの目的と相手にどのような行動を起こしてほしいのか」が記されており、「誰が、何を、どこで、いつ、なぜ」の5Wで物事が説明されています。こうすることで読み手にこちらの意図がよりスピーディーに伝えられますし、要約を文頭で述べておくことで読み手はメールを全文読む必要があるのかどうかを判断し、時間の無駄をなくすことができます。

軍隊式をビジネスにも取り入れよう

これは軍隊だけではなく、日頃の仕事、生活でも上手く活用することができますよね。たとえば社内でサマーフライデー(月~木の勤務時間を少し長くすることで金曜の退社時間を早める制度)の導入をメールで知らせたいとき、「6/6-22まで、毎週金曜13:00からサマーフライデーを導入します」と要点を述べ、そのあとでその他の詳細や注意事項について述べます。

米軍ではメールの本文だけではなく件名にも簡潔さが求められています。緊急、要確認、など件名を見れば相手に緊急度や重要度、またどのようなアクションを求めているのかがすぐに分かるようになっています。

私たちもこれらのコツを参考に、メールで効率的なコミュニケーションを目指したいものですね。


Image: Who is Danny/Shutterstock.com

Source: Harvard Business Review

Alicia Adamczyk - Lifehacker US [原文

訳:saori

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